Salarisadministratie

Salarisadministratie
Vol verwachting kijken uw werknemers op het eind van de maand uit naar de betaling van het salaris. Voor u als ondernemer komt er meer bij kijken dan simpelweg het geld overmaken naar uw werknemer. U bent verantwoordelijk voor de juiste administratieve afhandeling en de inhouding van de belasting, premies en pensioenafdrachten. Een goede salarisadministratie is essentieel voor uw bedrijfsvoering en zorgt ervoor dat uw werknemers correct betaald krijgen en voorkomt problemen met de Belastingdienst.

Wat houdt een salarisadministratie in?
Salarisadministratie is het gehele proces wat betrekking heeft op de uitbetaling van de salarissen van uw werknemers. Dit omvat meer dan enkel het overmaken van geld naar de bankrekening van de werknemer.

U dient te berekenen wat er van het salaris afgedragen moet worden aan pensioenen, belastingen, premies voor sociale verzekeringen. U bent verplicht om de werknemer van een overzicht te voorzien van hetgeen betaald wordt, en wat er aan afdrachten ingehouden is, in de vorm van een loonstrook. Daarnaast moet u bijhouden welke andere looncomponenten worden opgebouwd, zoals vakantiegeld en bonussen.

Tot slot bent u verantwoordelijk om de inhoudingen af te dragen aan de juiste instanties zoals de belastingdienst, pensioenfondsen en verzekeraars. Wanneer uw administratie niet op orde is, kan dit leiden tot boetes en andere problemen met de belastingdienst. Een goede salarisadministratie is ook belangrijk, omdat fouten al snel leiden tot ontevreden personeel en algemeen wantrouwen.

Belangrijkste componenten van het salaris betreft de salarisadministratie?
Om goed te weten wat een salarisadministratie inhoudt, is het raadzaam om te kijken uit welke componenten het salaris is opgebouwd.

Brutoloon en nettoloon
Brutoloon: Dit is het salaris dat is afgesproken tussen de werkgever en werknemer in het arbeidscontract. Het brutoloon is het salaris vóór aftrek van belastingen, sociale premies en pensioenbijdragen.

Nettoloon: Dit is het bedrag dat de werknemer daadwerkelijk ontvangt op zijn of haar bankrekening, na aftrek van belastingen, sociale premies en andere inhoudingen.

Loonheffingen
Loonheffingen zijn de belastingen en premies die door de werkgever op het loon van de werknemer worden ingehouden en afgedragen aan de Belastingdienst. Deze bestaan uit vier componenten:

• Loonbelasting: Een directe belasting op het loon van werknemers;
• Premies volksverzekeringen: Deze premies worden ingehouden voor sociale voorzieningen zoals de AOW (Algemene Ouderdomswet); Anw (Algemene nabestaandenwet) en de Wlz (Wet langdurige zorg).
• Premies werknemersverzekeringen: Deze premies zijn bedoeld voor de financiering van sociale verzekeringen zoals de WW (Werkloosheidswet), WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen) en ZW (Ziektewet); en
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw): Werkgevers dragen ook
  bij aan de zorgverzekering van werknemers via deze inkomensafhankelijke bijdrage.

Pensioenbijdragen
In veel gevallen draagt zowel de werkgever als de werknemer bij aan het pensioen. De werkgever houdt de pensioenbijdrage van de werknemer in en betaalt deze samen met de werkgeversbijdrage aan het pensioenfonds.

Vakantiegeld
Betalen van vakantiegeld is voor ondernemers een wettelijke verplichting. Iedereen heeft recht op 8% van het jaarloon aan vakantiegeld. Dit wordt bij de meeste werknemers op jaarlijkse basis uitbetaald in mei of juni.

Overwerk en toeslagen
Wanneer er meer uren gewerkt wordt, dan contractueel is afgesproken met de werknemer, moet hier een extra vergoeding voor worden betaald. Daarnaast kan een werknemer recht hebben op toeslagen bovenop het salaris, voor bijvoorbeeld het werken tijdens weekenden of feestdagen.

Verlof en ziekteverlof
In het arbeidscontract is ook bepaald, hoeveel verlofdagen een werknemer recht op heeft. Ook dit dient meegenomen te worden in de salarisadministratie. Daarnaast heeft een werknemer nog steeds recht op een (gedeeltelijk) salaris, wanneer men niet kan werken in verband met ziekte. Ook dit dient zorgvuldig geregistreerd te worden.

Wat zijn de verplichtingen van de werkgever betreft de salarisadministratie?
Wanneer u als ondernemer werknemers in dienst heeft, komen hier verantwoordelijkheden en verplichtingen bij kijken. Ook met betrekking tot de betaling van het salaris zijn er verschillende verplichtingen waaraan voldaan moet worden.

• Loonstroken verstrekken
  Werkgevers zijn wettelijk verplicht om elke werknemer een loonstrook te verstrekken. Deze loonstrook moet gedetailleerde informatie bevatten, zoals het brutoloon, nettoloon, de inhoudingen voor loonheffingen, de pensioenbijdragen en het vakantiegeld.
  
  
• Jaaropgaven verstrekken
  Aan het einde van elk kalenderjaar moet de werkgever een jaaropgave verstrekken aan de werknemer. Deze jaaropgave bevat een overzicht van het totale loon, de ingehouden loonheffingen en de betaalde premies. Werknemers gebruiken deze jaaropgave bij hun jaarlijkse belastingaangifte.
  
  
• Loonheffingen afdragen
  Werkgevers moeten loonheffingen afdragen aan de Belastingdienst. Dit gebeurt doorgaans maandelijks of per vier weken, afhankelijk van het bedrijf. Het is van groot belang dat deze afdracht tijdig en correct plaatsvindt om boetes te voorkomen.
  
  
• Bewaarplicht
  Werkgevers zijn verplicht om de salarisadministratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dit omvat loonstroken, jaaropgaven, aangiften loonheffingen en betalingsbewijzen. Deze bewaarplicht is belangrijk in het geval van een controle door de Belastingdienst.
  
  
• Administratie uitbesteden
  Voor veel kleine bedrijven is de salarisadministratie een lastige en tijdrovende klus. Er zijn in principe twee opties: de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden aan een externe partij, zoals een boekhouder, accountant of een salarisadministratiekantoor. Beide opties hebben voor- en nadelen. Het zelf uitvoeren van de salarisadministratie is vaak voordeliger in termen van kosten, maar het vereist wel kennis van de relevante wetgeving en belastingregels.

Uitbesteden salarisadministratie
Het uitbesteden van de salarisadministratie aan een boekhouder of een extern administratiekantoor is aantrekkelijk voor bedrijven die weinig tijd of minder expertise hebben om dit zelf te doen. Een bedrijf kan zich dan concentreren op geld verdienen en het specialisme waarin dat bedrijf goed is. AGA boekhouders heeft de kennis en middelen om elke salarisadministratie efficiënt en accuraat uit te voeren.

Voordelen:

• Tijdsbesparing;
• Veel minder risico op fouten, boetes of ernstiger;
• Altijd up-to-date kennis van de wetgeving;

Nadelen:

• Kosten voor de administratie (Vaak is uw ondernemingstijd waardevoller is dan de kosten voor uitbesteden boekhouding);
• Minder directe controle over de administratie;

Salarisadministratie is een essentieel en complexer onderdeel van het runnen van een bedrijf. Het vereist nauwkeurigheid, kennis van de wetgeving en een goed georganiseerd systeem. Met de juiste tools en kennis kun je ervoor zorgen dat werknemers correct en op tijd worden betaald en aan alle wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Het uitbesteden aan een boekhouder of salarisadministratiekantoor is een goede oplossing om tijd te besparen en problemen te voorkomen.

Het belang van een ervaren boekhouder
Hoewel een onderneming of particulier bepaalde zaken zelf kan regelen betreft boekhouding, belasting of een financiële administratie, is het inschakelen van een ervaren boekhouder wel zo verstandig. Een ervaren boekhouder:

• Expertise
  Een ervaren boekhouder is volledig op de hoogte van de actuele fiscale regels en de meest recente wetgeving​.
  
  
• Voorkomen van fouten, boetes en naheffingen
  Als je zelf iets fout invult, merk je dat soms pas als de Belastingdienst een boete, naheffingsaanslag of vraag stuurt. Een boekhouder voorkomt die fouten, boetes, naheffingsaanslagen of andere problemen.
  
  
• Tijd en gemoedsrust
  Voor veel mensen is een boekhouding, belasting of een financiële administratie stressvol en tijdrovend. Een boekhouder neemt dit werk uit handen. Een boekhouder werkt ook veel sneller. Bedrijven of particulieren kunnen dan doen waar zij goed in zijn om geld te verdienen.
• Maximaal belastingvoordeel
  Een ervaren boekhouder laat nooit belastingvoordelen liggen. Mensen die zelf hun belastingen of boekhouding regelen laten regelmatig belastingvoordelen liggen, simpelweg omdat een bepaald belastingvoordeel niet bij deze mensen bekend was. Een ervaren boekhouder kan vaak proactief advies geven over hoe je in de toekomst belasting kunt besparen.
  
  
• Conflictoplossing met belastingdienst
  Een boekhouder kan bemiddelen als er een conflict ontstaat met de Belastingdienst of er onduidelijkheden zijn of vragen van de Belastingdienst en dit moet worden toegelicht.
  
  
• Professionele rapportage
  Een professioneel ogend en goed onderbouwde boekhouding, belastingaangifte, financieel plan etc. komt geloofwaardiger over bij de Belastingdienst, investeerders, banken en potentiële samenwerkingspartners. Een boekhouder weet hoe het beste zaken te presenteren en welke informatie daarbij onmisbaar is.
  
  
• Continu toezicht en bijsturing
  Een boekhouder kan meer doen dan alleen uw boekhouding, belasting of een financiële administratie De boekhouder kan ook periodiek vergelijken, en u adviseren over eventuele noodzakelijke bijsturing. Zo blijft het financiële beleid van uw bedrijf of u actueel en toekomstbestendig.

AGA bij BNR nieuwsradio
Het is geen toeval dat AGA als autoriteit, wel eens vaker live op BNR nieuwsradio komt, op basis van hun uitnodiging. Een geluidsopname van BNR nieuwsradio is te beluisteren op onze website. Deze BNR geluidsopname in de menubalk te vinden onder “BNR nieuwsradio”.  Of houdt de “control” knop ingedrukt en klik op de link direct hieronder:
BNR Nieuwsradio | agaboekhouders.nl

Contact AGA boekhouders:
De boekhouders van AGA boekhouders kunnen een hoop voor u betekenen; zoals een antwoord of advies op uw vragen tot een begeleiding gedurende het hele traject of uw vaste boekhouder. Heeft u vragen of kwesties en wilt u een hoge kwaliteit boekhouder met minimaal 15 jaren ervaring; neem dan gratis en vrijblijvend contact op voor een intakegesprek, met één van onze deskundige en ervaren boekhouders.

EEN BOEKHOUDER NODIG? 
Bel: 040-3034062 1ste gratis en vrijblijvend intakegesprek. Telefonisch bereikbaar: maandag t/m vrijdag tussen 09.00u en 19.00u) Tevens zijn wij bereikbaar per e-mail: info@agaboekhouders.nl of via het contactformulier aan de rechterzijde van onze website.

MEER INFORMATIE
Aan de bovenzijde van deze website, vindt u de menubalk. Klik op de menubalk voor meer informatie.

AGA boekhouders: onze dienstverlening
AGA boekhouders bezit de expertise en ervaring om complexe boekhoudkundige, financieel administratieve en belastingvraagstukken volledig op te helderen. De meest uitgebalanceerde oplossing, daar zorgt AGA boekhouders voor. Ons team is u van dienst betreft:

Financiële administratie

• Jaarrekeningen;
• Salarisadministratie;
• Debiteuren/crediteuren beheer;
• Opmaken van een balans en verlies- en winstrekening;
• Controle en administratieve controle;
• Jaarprognoses (Voor onder meer hypotheekaanvragen, leningsaanvragen en huurcontracten;
• Budgettering en opstellen van een begroting;
• Kasadministratie;
• Advies en begeleiding bij financiële vraagstukken (overnames en fusies, advisering pensioen en verzekeringen etc);
• Facturatie (opstellen en verzenden van facturen naar klant); en
• Zoveel meer…

Belastingen

• Inkomstenbelasting/Aangifte IB;
• Vennootschapsbelasting/Aangifte VPB;
• BTW/Aangifte omzetbelasting;
• Loonbelasting/ premie volksverzekering;
• Internationale belastingaspecten voor ondernemers;
• Dividendbelasting;
• Erf- en schenkbelasting; en
• Zoveel meer…