Kasadministratie
In de wereld van ondernemen en financiën is transparantie een sleutelwoord. Bedrijven die hun financiële administratie niet op orde hebben, lopen immers niet alleen het risico op boetes en naheffingen, maar zetten ook hun geloofwaardigheid op het spel. Een aspect dat vaak wordt onderschat, maar extreem belangrijk is voor de continuïteit van uw onderneming, is de kasadministratie. Deze term verwijst naar alle administratie rondom de contante geldstromen, oftewel: de tastbare euro’s die uw bedrijf in- en uitgaan.
Toch wordt kasadministratie regelmatig gezien als bijzaak. Veel ondernemers concentreren zich liever op de grote lijnen, zoals omzetgroei, marketingstrategieën of productontwikkeling. Hoewel deze focus begrijpelijk is, mag de minutieuze vastlegging van alle kastransacties nooit uit het oog worden verloren. Bij veel mkb’ers en zzp’ers vloeit er dagelijks contant geld binnen, bijvoorbeeld via kassa- of toonbankverkopen, fooien, of kleine directe betalingen van klanten. Het gebrek aan helderheid over deze geldstromen kan al snel tot ongewenste situaties leiden. Denk aan een incomplete boekhouding, een mismatch met de bankadministratie of zelfs verdenking van fraude als alles niet goed wordt geregistreerd.
Wat is een kasadministratie?
Om te begrijpen waarom kasadministratie zo belangrijk is, moeten we eerst helder definiëren wat de term inhoudt. Kasadministratie is de verzameling van alle gegevens en transacties die te maken hebben met contant geld in uw onderneming. Dat kan de inhoud van uw kassalade zijn, maar ook fooien, geld dat wordt bewaard in een kluis of wisselgeld voor een markt- of beursverkoop. Met andere woorden, iedere in- en uitstroom van contanten (munten en bankbiljetten) moet worden vastgelegd in een kasboek.
Een kasboek vormt de kern van uw kasadministratie. Hierin noteert u elke keer wanneer er geld in de kas komt (bijvoorbeeld via een betaling van een klant) of uit de kas verdwijnt (zoals voor het betalen van een leverancier of kleine uitgaven, ook wel klein kas genoemd). De meest klassieke vorm van een kasboek is een papieren boek waarin u alle transacties met de hand vastlegt. Maar in het digitale tijdperk zijn er talloze (online) softwarepakketten die het bijhouden van kasstromen gemakkelijker maken, met extra opties zoals het koppelen van kassasystemen, het genereren van rapportages en het maken van back-ups.
Kasverschillen bij een kasadministratie?
Kasverschillen zijn fouten of afwijkingen in de kasadministratie. Ze ontstaan wanneer u aan het einde van de dag een ander bedrag in de kas aantreft dan u op papier of in uw software had verwacht. Zo een verschil kan komen door het niet of verkeerd noteren van transacties, rekenfouten of zelfs fraude. Het actief bijhouden van uw kasadministratie stelt u in staat om dergelijke verschillen snel te ontdekken, waardoor u ook sneller eventuele oorzaken kunt oplossen.
Financiële administratie en kasadministratie
Men kan zich afvragen of kasadministratie niet gewoon deel uitmaakt van de algemene boekhouding. Dat is ten dele waar. In principe maakt kasadministratie inderdaad onderdeel uit van de volledige financiële administratie, waarbij ook banktransacties, facturatie en debiteuren- en crediteurenbeheer horen. Tegelijkertijd vormt kasadministratie een heel specifiek onderdeel dat extra aandacht vereist:
- Contante transacties zijn gevoeliger voor fouten
Er is geen automatische koppeling tussen contant geld en een bankafschrift. U moet daarom meer leunen op handmatige controle. - Veiligheidsrisico
Waar geld in fysieke vorm aanwezig is, bestaat altijd een risico op diefstal of fraude. Een sluitende kasadministratie beperkt deze risico’s, omdat u afwijkingen sneller opmerkt. - Extra controle door de Belastingdienst
De Belastingdienst besteedt bijzondere aandacht aan contant geld. Kasadministratie kan bij een controle een van de eerste dingen zijn waarnaar wordt gekeken. Is deze niet op orde, dan wekt dat achterdocht, met mogelijke naheffingen of boetes tot gevolg.
De onderscheidende factor van een kasadministratie is dus dat alle transacties direct in tastbare vorm plaatsvinden, waardoor de kans op onregelmatigheden groter is. Dit maakt het een essentieel onderdeel van uw administratie dat stipt en zorgvuldig moet worden bijgehouden.
Wet- en regelgeving betreft een kasadministratie?
Bij een kasadministratie speelt vooral de Belastingdienst een grote rol. Nederland hanteert diverse wetten, regels en richtlijnen die bepalen hoe een administratie gevoerd dient te worden. De belangrijkste punten met betrekking tot de wettelijke eisen van een kasadministratie (die de Belastingdienst kan controleren) zijn:
- Bewaarplicht
U moet alle primaire administratieve gegevens, waaronder kassabonnen en kasstaten, zeven jaar bewaren. Dit is geregeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen. - Eisen aan de juistheid en volledigheid
Uw administratie moet op elk moment ‘herleidbaar’ zijn. Dit betekent dat alle in- en uitgaande transacties te controleren moeten zijn, door de Belastingdienst. Een goede kasadministratie moet dus duidelijk, systematisch en logisch te volgen zijn.
- Gebruik van kassasystemen
Steeds meer ondernemers maken gebruik van geavanceerde kassasystemen die automatisch iedere transactie registreren. De Belastingdienst kan de gegevens van deze systemen opvragen en vergelijken met de gedeclareerde omzet. Het is derhalve niet toegestaan om bijvoorbeeld kassabonnen te vernietigen of op een tweede, geheime kassa te werken. Zo’n ‘zwart kasboek’ is strafbaar.
- Factuurvereisten
In sommige gevallen is het noodzakelijk facturen uit te reiken, ook bij contante betalingen (bijvoorbeeld als een klant hierom vraagt). Deze facturen vallen onder de eisen van de factuurvereisten vanuit de Belastingdienst: ze moeten de juiste gegevens bevatten (zoals naam, adresgegevens, BTW-nummer, een uniek factuurnummer en een specificatie van de geleverde goederen of diensten).
Het belang van een ervaren boekhouder
Hoewel een onderneming of particulier bepaalde zaken zelf kan regelen betreft boekhouding, belasting of een financiële administratie, is het inschakelen van een ervaren boekhouder wel zo verstandig. Een ervaren boekhouder:
- Expertise
Een ervaren boekhouder is volledig op de hoogte van de actuele fiscale regels en de meest recente wetgeving. - Voorkomen van fouten, boetes en naheffingen
Als je zelf iets fout invult, merk je dat soms pas als de Belastingdienst een boete, naheffingsaanslag of vraag stuurt. Een boekhouder voorkomt die fouten, boetes, naheffingsaanslagen of andere problemen. - Tijd en gemoedsrust
Voor veel mensen is een boekhouding, belasting of een financiële administratie stressvol en tijdrovend. Een boekhouder neemt dit werk uit handen. Een boekhouder werkt ook veel sneller. Bedrijven of particulieren kunnen dan doen waar zij goed in zijn om geld te verdienen. - Maximaal belastingvoordeel
Een ervaren boekhouder laat nooit belastingvoordelen liggen. Mensen die zelf hun belastingen of boekhouding regelen laten regelmatig belastingvoordelen liggen, simpelweg omdat een bepaald belastingvoordeel niet bij deze mensen bekend was. Een ervaren boekhouder kan vaak proactief advies geven over hoe je in de toekomst belasting kunt besparen. - Conflictoplossing met belastingdienst
Een boekhouder kan bemiddelen als er een conflict ontstaat met de Belastingdienst of er onduidelijkheden zijn of vragen van de Belastingdienst en dit moet worden toegelicht. - Professionele rapportage
Een professioneel ogend en goed onderbouwde boekhouding, belastingaangifte, financieel plan etc. komt geloofwaardiger over bij de Belastingdienst, investeerders, banken en potentiële samenwerkingspartners. Een boekhouder weet hoe het beste zaken te presenteren en welke informatie daarbij onmisbaar is. - Continu toezicht en bijsturing
Een boekhouder kan meer doen dan alleen uw boekhouding, belasting of een financiële administratie De boekhouder kan ook periodiek vergelijken, en u adviseren over eventuele noodzakelijke bijsturing. Zo blijft het financiële beleid van uw bedrijf of u actueel en toekomstbestendig.
AGA bij BNR nieuwsradio
Het is geen toeval dat AGA als autoriteit, wel eens vaker live op BNR nieuwsradio komt, op basis van hun uitnodiging. Een geluidsopname van BNR nieuwsradio is te beluisteren op onze website. Deze BNR geluidsopname in de menubalk te vinden onder “BNR nieuwsradio”. Of houdt de “control” knop ingedrukt en klik op de link direct hieronder:
BNR Nieuwsradio | agaboekhouders.nl
Contact AGA boekhouders:
De boekhouders van AGA boekhouders kunnen een hoop voor u betekenen; zoals een antwoord of advies op uw vragen tot een begeleiding gedurende het hele traject of uw vaste boekhouder. Heeft u vragen of kwesties en wilt u een hoge kwaliteit boekhouder met minimaal 15 jaren ervaring; neem dan gratis en vrijblijvend contact op voor een intakegesprek, met één van onze deskundige en ervaren boekhouders.
EEN BOEKHOUDER NODIG?
Bel: 040-3034062 1ste gratis en vrijblijvend intakegesprek. Telefonisch bereikbaar: maandag t/m vrijdag tussen 09.00u en 19.00u) Tevens zijn wij bereikbaar per e-mail: info@agaboekhouders.nl of via het contactformulier aan de rechterzijde van onze website.
MEER INFORMATIE
Aan de bovenzijde van deze website, vindt u de menubalk. Klik op de menubalk voor meer informatie.
AGA boekhouders: onze dienstverlening
AGA boekhouders bezit de expertise en ervaring om complexe boekhoudkundige, financieel administratieve en belastingvraagstukken volledig op te helderen. De meest uitgebalanceerde oplossing, daar zorgt AGA boekhouders voor. Ons team is u van dienst betreft:
Financiële administratie
- Jaarrekeningen;
- Salarisadministratie;
- Debiteuren/crediteuren beheer;
- Opmaken van een balans en verlies- en winstrekening;
- Controle en administratieve controle;
- Jaarprognoses (Voor onder meer hypotheekaanvragen, leningsaanvragen en huurcontracten;
- Budgettering en opstellen van een begroting;
- Kasadministratie;
- Advies en begeleiding bij financiële vraagstukken (overnames en fusies, advisering pensioen en verzekeringen etc);
- Facturatie (opstellen en verzenden van facturen naar klant); en
- Zoveel meer…
Belastingen
- Inkomstenbelasting/Aangifte IB;
- Vennootschapsbelasting/Aangifte VPB;
- BTW/Aangifte omzetbelasting;
- Loonbelasting/ premie volksverzekering;
- Internationale belastingaspecten voor ondernemers;
- Dividendbelasting;
- Erf- en schenkbelasting; en
- Zoveel meer…
