Facturatie

Facturatie
De facturatie vormt een cruciale schakel binnen iedere onderneming. Als u wel levert, maar niet op tijd betaald krijgt, dreigt al snel een scheve balans in uw inkomsten en uitgaven. Toch lopen veel zzp’ers, mkb-bedrijven en andere ondernemers in de praktijk aan tegen knelpunten bij het efficiënt en foutloos versturen van facturen. Dit kan ingrijpende gevolgen hebben: een gestokte cashflow, onenigheid met klanten of naheffingen van de Belastingdienst.

Definitie van facturatie
Facturatie is het proces van het opstellen en versturen van facturen aan klanten of opdrachtgevers, met daarop een duidelijke specificatie van geleverde goederen en/of diensten. De factuur dient als een formeel betalingsverzoek en bevat onder meer gegevens zoals de prijs, de btw, de betaaltermijn en de contactgegevens van de leverancier.

De rol van facturatie in de bedrijfsvoering?
Voor elke onderneming, groot of klein, is het factureren van diensten en producten een onmisbare schakel in de keten van de financiële administratie. Op basis van facturen krijgt u betaald, waarmee u op uw beurt kosten en investeringen kunt financieren. Een tijdige en correcte facturatie is dus cruciaal om uw kasstroom op peil te houden en te kunnen anticiperen op toekomstige uitgaven.

Als de facturatie niet op orde is, kan dat verstrekkende gevolgen hebben:

• Liquiditeitsproblemen:
  U ontvangt uw geld later of misschien wel helemaal niet, wat tot een negatieve cashflow leidt.
• Onnodige administratie en correcties:
  Slecht opgestelde facturen vragen om herstel of leiden tot discussies met de klant.
• Risico op boetes en naheffingen:
  De Belastingdienst kan sancties opleggen wanneer u niet voldoet aan de factuureisen of wanneer u geen goede registratie bijhoudt.
• Klantrelaties onder druk:
  Klanten verliezen vertrouwen als er onduidelijkheden bestaan over de prijs, de btw of eventuele kortingen op de factuur.

Het loont dus om tijd en energie te investeren in een waterdicht facturatieproces. Hieronder leest u stap voor stap wat daarbij komt kijken en hoe u eventuele valkuilen omzeilt.

Wettelijke eisen en richtlijnen betreft facturatie
In Nederland is de Belastingdienst uw belangrijkste aanspreekpunt wanneer het gaat om de eisen die aan een factuur worden gesteld. De basis hiervoor ligt in de Wet op de omzetbelasting (btw), aangevuld met Europese richtlijnen voor wat betreft de factuureisen. Voert u een zakelijke transactie uit? Dan moet de factuur in vrijwel alle gevallen aan deze regels voldoen. In specifieke gevallen (zoals kleine factuurbedragen) kunt u gebruikmaken van vereenvoudigde factuurvereisten, maar in de meeste situaties is de standaarduitvoering vereist.

De verplichte gegevens op een factuur
Volgens de Belastingdienst (en de Europese btw-richtlijn) moeten de volgende gegevens minimaal op uw factuur staan:

• Uw volledige (bedrijfs)naam en adres
  De naam en het adres van uw onderneming, zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het e-mailadres is niet wettelijk verplicht, maar wel aan te raden.
  
  
• Gegevens van de afnemer
  De officiële naam en het adres van uw klant, zeker als u zakendoet met een andere onderneming. Bij particuliere klanten zijn naam en adres ook vereist, tenzij u valt onder de vereenvoudigde factuurvereisten en het bedrag relatief klein is.
  
  
• Uw btw-identificatienummer
  Sinds 1 januari 2020 hebben Nederlandse eenmanszaken een nieuw btw-id, dat niet langer hun BSN bevat. Dit nummer moet op elke factuur staan.
  
  
• Uw Kamer van Koophandel-nummer (KvK-nummer)
  Om te verifiëren dat u een geregistreerde onderneming bent.
  
  
• Factuurnummer
  Dit moet een uniek en opeenvolgend factuurnummer zijn. U mag geen nummers overslaan of opnieuw gebruiken.
  
  
• Factuurdatum
  De datum waarop u de factuur verzendt of verstuurt.
  
  
• Datum van de levering of dienst
  Het moment waarop de goederen of diensten daadwerkelijk zijn geleverd, als deze afwijkt van de factuurdatum.
  
  
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
  Benoem welke producten of diensten u heeft geleverd, inclusief aantallen, uren of specificaties.
  
  
• Het bedrag exclusief btw
  Het tarief of de prijs van uw product of dienst, zonder dat hier btw bij opgeteld is.
  
  
• Het toegepaste btw-tarief
  In Nederland kennen we momenteel het algemeen geldende tarief van 21% en een laag tarief (9%) voor bepaalde producten en diensten (denk aan voedingsmiddelen of bepaalde culturele diensten). Let op uitzonderingen en vrijstellingen (0% of vrijgesteld).
  
  
• Het btw-bedrag
  Dit is het btw-bedrag dat u bovenop het nettobedrag in rekening brengt. Als u meerdere tarieven hanteert, splitst u het btw-bedrag per tarief.
  
  
• Totaalbedrag
  Het totaalbedrag dat de klant verschuldigd is, inclusief btw.

Betaaltermijnen en -voorwaarden facturen
Hoewel de betaaltermijn niet wettelijk voorgeschreven is in dezelfde mate als de factuurgegevens, is het wel gebruikelijk en aan te raden om deze op de factuur te vermelden, aangezien de klant geïnformeerd moet worden. Dit moet wel een redelijke termijn zijn. Let erop dat in zakelijke transacties de maximale betaaltermijn tussen bedrijven (B2B) is ingeperkt tot 60 dagen, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Bij de overheid is deze termijn meestal 30 dagen. Ook eventuele incassokosten, renteberekeningen of andere betaalvoorwaarden kunt u expliciet benoemen. Een standaard betalingstermijn is meestal 14 dagen of 30 dagen.

Verzenden van facturen: digitaal of toch op papier?
Hoewel de papieren factuur nog niet helemaal uit beeld is verdwenen, stappen steeds meer bedrijven over op digitale facturatie. Daar zijn verschillende redenen voor:

• Lagere kosten:
  Geen papier, geen postzegels en geen enveloppen nodig.
• Snellere ontvangst:
  Een e-mailfactuur is doorgaans direct zichtbaar voor de ontvanger, terwijl papieren post er minstens één werkdag over doet.
• Eenvoudige opslag en terugvinden:
  Digitale facturen kunt u moeiteloos bewaren en doorzoeken, zowel in uw eigen administratie als bij de klant.
• Minder administratieve rompslomp:
  Met gespecialiseerde facturatiesoftware worden facturen automatisch in het systeem verwerkt, wat tijd scheelt.

Voor de btw- en fiscale wetgeving hebben digitale facturen dezelfde juridische waarde als papieren versies, op voorwaarde dat ze aan de wettelijke eisen voldoen (onder meer authenticiteit en volledigheid). De klant moet wel instemmen met facturatie per e-mail, maar in de praktijk is dat zelden een probleem. De meeste organisaties geven juist de voorkeur aan digitale facturen, zolang ze alle verplichte gegevens bevatten en duidelijk leesbaar zijn.

Rente en incassokosten bij te late betaling facturen
Wanneer een factuur onbetaald blijft na de vervaldatum, heb je als ondernemer het recht om betalingsherinneringen te sturen en eventueel rente of incassokosten in rekening te brengen. In veel landen is in de wet vastgelegd welke incassokosten je bij een bepaald schuldbedrag mag doorbelasten.

Het is verstandig om deze informatie in je algemene voorwaarden te vermelden. Houd er wel rekening mee dat het niet handig is om meteen met extra kosten te dreigen. Stuur in eerste instantie een vriendelijke betalingsherinnering. Pas als daar niet op wordt gereageerd, kun je strengere stappen zetten.

Opvolging van openstaande facturen
Zelfs als je factuur perfect is opgesteld en op tijd verstuurd, kan het voorkomen dat de klant niet (tijdig) betaalt. Debiteurenbeheer, ook bekend als incasso of credit management, draait om het monitoren en innen van uitstaande vorderingen. Een goede aanpak is van groot belang voor je financiële administratie.

Procedure voor herinneringen en aanmaningen facturen
Het is verstandig om vooraf te bepalen hoe je omgaat met openstaande facturen, bijvoorbeeld:

• Vervaldatum verstreken - betalingsherinnering:
  Als de betaling uitblijft na de vervaldatum, verstuur je een vriendelijke betalingsherinnering (via e-mail of per post). Vermeld dat de factuur inmiddels is verlopen en verzoek om spoedige betaling.
  
  
• Eerste aanmaning:
  Ongeveer een week na de vriendelijke herinnering volgt een formele aanmaning. Hierin zet je nogmaals het verschuldigde bedrag, de oorspronkelijke betaaltermijn en bied je een nieuwe deadline (bijvoorbeeld zeven dagen).
  
  
• Tweede aanmaning:
  Blijft betaling uit, stuur dan een tweede aanmaning. Vermeld hierin dat je bij verdere wanbetaling wettelijke rente en incassokosten gaat berekenen, zoals opgenomen in je algemene voorwaarden.
  
  
• Inschakelen incassobureau of gerechtelijke stappen:
  Betaalt de klant alsnog niet, dan kun je overwegen een professioneel incassobureau in te schakelen of een rechtszaak te starten. Dit is meestal een laatste redmiddel, want het kan de relatie met de klant schaden en brengt extra kosten met zich mee.

Blijf altijd zakelijk en professioneel in je communicatie, ook als je klant tijdelijk betalingsproblemen heeft. Door het gesprek aan te gaan en eventueel een betalingsregeling voor te stellen, beperk je de kans op escalatie en vergroot je de kans op (gedeeltelijke) betaling.

AGA Boekhouders voor uw facturatie
Een professionele boekhouder kan veel meer betekenen dan alleen het inboeken van bonnetjes en het opstellen van de jaarrekening. Zo kan hij of zij ook uw volledige facturatieproces op zich nemen, waardoor u als ondernemer wordt ‘ontzorgd’ en meer tijd overhoudt voor uw kernactiviteiten. Als eerste stap analyseert de boekhouder uw huidige werkwijze: hoe en wanneer worden facturen opgesteld, welke factuur- en betaalvoorwaarden zijn van toepassing en welke software wordt er gebruikt? Door deze inventarisatie krijgt de boekhouder een compleet beeld van uw facturatieproces en kan hij of zij knelpunten blootleggen, zoals onduidelijke factuurnummers, te lange betaaltermijnen, dubbelingen in de administratie etc.

Vervolgens neemt de boekhouder het opstellen én verzenden van de facturen voor zijn rekening. Hierbij wordt niet alleen gelet op de correcte vermelding van wettelijk verplichte gegevens (denk aan btw-identificatienummers, KvK-nummer en een unieke factuurnummering), maar ook op een professionele en eenduidige lay-out die past bij de uitstraling van uw bedrijf. Door gebruik te maken van moderne facturatie- en boekhoudsoftware kan de boekhouder bovendien automatisch betaalherinneringen instellen en inzicht geven in de status van openstaande posten. Zodra een klant betaalt, wordt dit direct verwerkt in de boekhouding. Blijft een betaling uit, dan kan de boekhouder strakker debiteurenbeheer voeren, bijvoorbeeld door aanmaningen te versturen en, waar nodig, een incassotraject in gang te zetten.

Het belang van een ervaren boekhouder
Hoewel een onderneming of particulier bepaalde zaken zelf kan regelen betreft boekhouding, belasting of een financiële administratie, is het inschakelen van een ervaren boekhouder wel zo verstandig. Een ervaren boekhouder:

• Expertise
  Een ervaren boekhouder is volledig op de hoogte van de actuele fiscale regels en de meest recente wetgeving​.
  
  
• Voorkomen van fouten, boetes en naheffingen
  Als je zelf iets fout invult, merk je dat soms pas als de Belastingdienst een boete, naheffingsaanslag of vraag stuurt. Een boekhouder voorkomt die fouten, boetes, naheffingsaanslagen of andere problemen.
  
  
• Tijd en gemoedsrust
  Voor veel mensen is een boekhouding, belasting of een financiële administratie stressvol en tijdrovend. Een boekhouder neemt dit werk uit handen. Een boekhouder werkt ook veel sneller. Bedrijven of particulieren kunnen dan doen waar zij goed in zijn om geld te verdienen.
  
  
• Maximaal belastingvoordeel
  Een ervaren boekhouder laat nooit belastingvoordelen liggen. Mensen die zelf hun belastingen of boekhouding regelen laten regelmatig belastingvoordelen liggen, simpelweg omdat een bepaald belastingvoordeel niet bij deze mensen bekend was. Een ervaren boekhouder kan vaak proactief advies geven over hoe je in de toekomst belasting kunt besparen.
  
  
• Conflictoplossing met belastingdienst
  Een boekhouder kan bemiddelen als er een conflict ontstaat met de Belastingdienst of er onduidelijkheden zijn of vragen van de Belastingdienst en dit moet worden toegelicht.
  
  
• Professionele rapportage
  Een professioneel ogend en goed onderbouwde boekhouding, belastingaangifte, financieel plan etc. komt geloofwaardiger over bij de Belastingdienst, investeerders, banken en potentiële samenwerkingspartners. Een boekhouder weet hoe het beste zaken te presenteren en welke informatie daarbij onmisbaar is.
  
  
• Continu toezicht en bijsturing
  Een boekhouder kan meer doen dan alleen uw boekhouding, belasting of een financiële administratie De boekhouder kan ook periodiek vergelijken, en u adviseren over eventuele noodzakelijke bijsturing. Zo blijft het financiële beleid van uw bedrijf of u actueel en toekomstbestendig.

AGA bij BNR nieuwsradio
Het is geen toeval dat AGA als autoriteit, wel eens vaker live op BNR nieuwsradio komt, op basis van hun uitnodiging. Een geluidsopname van BNR nieuwsradio is te beluisteren op onze website. Deze BNR geluidsopname in de menubalk te vinden onder “BNR nieuwsradio”.  Of houdt de “control” knop ingedrukt en klik op de link direct hieronder:
BNR Nieuwsradio | agaboekhouders.nl

Contact AGA boekhouders:
De boekhouders van AGA boekhouders kunnen een hoop voor u betekenen; zoals een antwoord of advies op uw vragen tot een begeleiding gedurende het hele traject of uw vaste boekhouder. Heeft u vragen of kwesties en wilt u een hoge kwaliteit boekhouder met minimaal 15 jaren ervaring; neem dan gratis en vrijblijvend contact op voor een intakegesprek, met één van onze deskundige en ervaren boekhouders.

EEN BOEKHOUDER NODIG? 
Bel: 040-3034062 1ste gratis en vrijblijvend intakegesprek. Telefonisch bereikbaar: maandag t/m vrijdag tussen 09.00u en 19.00u) Tevens zijn wij bereikbaar per e-mail: info@agaboekhouders.nl of via het contactformulier aan de rechterzijde van onze website.

MEER INFORMATIE
Aan de bovenzijde van deze website, vindt u de menubalk. Klik op de menubalk voor meer informatie.

AGA boekhouders: onze dienstverlening
AGA boekhouders bezit de expertise en ervaring om complexe boekhoudkundige, financieel administratieve en belastingvraagstukken volledig op te helderen. De meest uitgebalanceerde oplossing, daar zorgt AGA boekhouders voor. Ons team is u van dienst betreft:

Financiële administratie

• Jaarrekeningen;
• Salarisadministratie;
• Debiteuren/crediteuren beheer;
• Opmaken van een balans en verlies- en winstrekening;
• Controle en administratieve controle;
• Jaarprognoses (Voor onder meer hypotheekaanvragen, leningsaanvragen en huurcontracten;
• Budgettering en opstellen van een begroting;
• Kasadministratie;
• Advies en begeleiding bij financiële vraagstukken (overnames en fusies, advisering pensioen en verzekeringen etc);
• Facturatie (opstellen en verzenden van facturen naar klant); en
• Zoveel meer…

Belastingen

• Inkomstenbelasting/Aangifte IB;
• Vennootschapsbelasting/Aangifte VPB;
• BTW/Aangifte omzetbelasting;
• Loonbelasting/ premie volksverzekering;
• Internationale belastingaspecten voor ondernemers;
• Dividendbelasting;
• Erf- en schenkbelasting; en
• Zoveel meer…