Debiteuren/crediteuren beheer

Debiteuren/crediteuren beheer

Debiteuren
Debiteuren zijn klanten of afnemers die nog moeten betalen voor geleverde goederen of diensten. Zodra een factuur is verstuurd, maar nog niet is voldaan, staat deze open als een vordering in de boekhouding. Een goed debiteurenbeheer richt zich op het tijdig innen van deze uitstaande facturen. Hoe sneller het geld op de rekening staat, des te beter voor de liquiditeit en de zekerheid dat je onderneming kan blijven draaien en groeien. Laat betalende klanten vormen immers een direct risico op cashflowproblemen.

Crediteuren
Crediteuren zijn leveranciers of schuldeisers die nog geld tegoed hebben van het bedrijf. Zodra je als onderneming een factuur ontvangt voor geleverde goederen of diensten en deze nog niet hebt betaald, is die leverancier een crediteur.

Een gezond crediteurenbeheer behelst onder andere het op tijd en correct voldoen van de binnenkomende facturen, zodat je een goede relatie behoudt met je leveranciers. Maar het omvat meer dan alleen facturen betalen; het betekent ook slim onderhandelen over betaaltermijnen, het benutten van eventuele betalingskortingen, en het bewaken van je eigen cashflow.

Belang van debiteuren- en crediteurenbeheer
Veel startende ondernemers denken dat winst maken de belangrijkste indicator is voor succes. Toch toont de praktijk aan dat zelfs winstgevende bedrijven failliet kunnen gaan als het kasgeld op is. Dit kan gebeuren wanneer klanten laat betalen of wanneer je onderneming te veel rekeningen tegelijk moet voldoen, terwijl er nog maar weinig geld in kas is.

Hier komt het belang van debiteuren- en crediteurenbeheer om de hoek kijken. Goed beheer betekent:

• Betere liquiditeitspositie: Je weet zeker dat je tijdig over geld beschikt.
• Minder risico op wanbetaling: Door je debiteuren goed te screenen en actief te manen, voorkom je oninbare vorderingen.
• Efficiëntere bedrijfsvoering: Je kunt investeringen en betalingen beter plannen.
• Sterkere onderhandelingspositie: Als je bekendstaat als een betrouwbare betaler, kun je gunstige voorwaarden (bijv. kortingen) bedingen bij leveranciers.
• Beter klantencontact: Proactief contact over facturen en betalingstermijnen voorkomt misverstanden en versterkt de klantrelatie.

Wanneer je deze processen verwaarloost, kunnen problemen zich opstapelen: van liquiditeitskrapte en oplopende rentekosten tot onherstelbare reputatieschade. Daarom verdient het onderwerp alle aandacht, zeker in een tijd waarin marges onder druk staan en betalingsgedrag kan verschillen per branche en regio.

Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is een vak apart en omvat een reeks taken: van het vooraf beoordelen van kredietrisico’s tot het opvolgen van openstaande facturen en het treffen van betalingsregelingen. Hieronder gaan we uitgebreid in op de stappen, aandachtspunten en strategieën om debiteurenbeheer effectief te organiseren.

Een van de eerste stappen in goed debiteurenbeheer is bepalen aan wie je eigenlijk verkoopt op rekening. Je wilt voorkomen dat je levert aan partijen die een groot risico vormen op wanbetaling. Je kunt de volgende maatregelen nemen:

• Kredietchecks: Raadpleeg kredietinformatiebureaus (bijv. Graydon, Creditsafe) of vraag jaarrekeningen op bij de Kamer van Koophandel om de financiële gezondheid van een potentiële klant te beoordelen.
• Aanbetaling, voorschot of borg: Zeker bij grote orders kun je overwegen om een aanbetaling of borg te vragen. Hierdoor spreid je het risico en heb je direct al een deel van het geld binnen.
• Verzekering: Voor grotere ondernemingen kan een kredietverzekering aantrekkelijk zijn. Hiermee verzeker je (een deel van) de omzet tegen het risico van wanbetaling.
• Betaalvoorwaarden: Stel duidelijke en passende betaalvoorwaarden, bijvoorbeeld ‘betaling binnen 14 dagen na factuurdatum’.

Zonder heldere en tijdige facturatie geen debiteurenbeheer. Een paar belangrijke pijlers:

• Volledige en foutloze facturen
  Zorg dat elke factuur voldoet aan de wettelijke eisen (factuurnummer, KvK-gegevens, btw-nummer, etc.) en geen reken- of spelfouten bevat. Onduidelijkheden kunnen leiden tot betalingsvertraging.
  
  
• Digitale facturatie
  Elektronische facturen worden meestal sneller betaald dan papieren facturen. Bovendien kun je (afhankelijk van het gebruikte systeem) de status makkelijk volgen en geautomatiseerd aanmaningen versturen.
  
  
• Snelle verzending
  Verstuur de factuur direct na levering of afronding van de dienst. Hoe langer je wacht, hoe lager de urgentie voor de klant om te betalen.
  
  
• Duidelijke betaalinstructies
  Vermeld de uiterste betaaldatum, het exacte bedrag, het bankrekeningnummer en een eventueel betalingskenmerk.

Na het versturen van de factuur begint het bewakingsproces. Veel bedrijven gebruiken hiervoor boekhoudsoftware of een speciaal debiteurenbeheersysteem. Belangrijke onderdelen:

• Automatische herinneringen
  Stuur (indien mogelijk automatisch) een herinnering kort voor of direct na het verstrijken van de betaaltermijn. Zo voorkom je dat de klant het simpelweg is vergeten.
  
  
• Telefonisch contact
  Indien een herinnering geen reactie oplevert, is bellen vaak effectiever dan mailen. Je kunt direct overleggen over de reden van de vertraging en een nieuwe betaalafspraak maken. Dit persoonlijk contact versterkt ook de relatie en toont je professionaliteit.
  
  
• Aanmaningsschema
  Stel een vast schema op: bijvoorbeeld na 14 dagen een eerste herinnering, na 30 dagen een tweede, en na 45 dagen een ingebrekestelling of sommatie. Houd rekening met redelijke termijnen en wees duidelijk in je tone of voice.
  
  
• Incasso en deurwaarder
  Als de klant structureel niet reageert of weigert te betalen, kun je een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen via een gerechtsdeurwaarder. Overweeg echter altijd de commerciële relatie: soms kan een betalingsregeling of mediation een betere oplossing zijn.

Niet elke klant die te laat betaalt, doet dit met kwade opzet. Het kan zijn dat er tijdelijke liquiditeitsproblemen, er een miscommunicatie was. Een flexibele maar duidelijke houding kan helpen:

• Afbetalingsplan
  Kom je klant tegemoet door de betaling in termijnen te laten voldoen. Leg dit schriftelijk vast, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.
  
  
• Korting bij snelle betaling
  Wil je klanten stimuleren om vroegtijdig te betalen? Overweeg een kleine korting, bijvoorbeeld 2% als ze binnen 7 dagen betalen.
  
  
• Rente bij te late betaling
  Houd rekening met de wettelijke rente of contractuele rente als stok achter de deur, al kan het ook de relatie onder druk zetten. Wees hierin transparant en volg de regels (zoals de wettelijke rente voor handelstransacties).

Crediteurenbeheer
Hoewel crediteurenbeheer vaak wordt gezien als “gewoon” rekeningen betalen, is er meer aan de hand. Het proces vereist inzicht in prioriteiten, aandacht voor betaalvoorwaarden en strategische keuzes die de financiële gezondheid van je organisatie kunnen beïnvloeden.

Bij crediteurenbeheer is de eerste stap het correct inboeken van inkomende facturen:

• Ontvangst en validatie
  Is de factuur correct, volledig en voldoet deze aan de wettelijke eisen? Controleer of de geleverde goederen of diensten daadwerkelijk overeenkomen met wat je hebt besteld.
  
  
• Goedkeuringsflow
  Zeker in grotere organisaties kan een geautomatiseerd goedkeuringsproces (workflow) helpen om facturen door de juiste personen te laten accorderen. Zo voorkom je dat facturen worden betaald zonder intern akkoord.
  
  
• Coderen en boeken
  Verdeel de factuurbedragen over de juiste kosten- of balansrekeningen in de boekhouding. Dit kan deels automatisch via boekhoudsoftware (door inkooporders te matchen met facturen), maar soms moet je handmatig finetunen.

Betaaltermijn
De betaaltermijn is vaak contractueel of wettelijk vastgelegd (in veel landen is 30 dagen een gangbare norm, tenzij anders overeengekomen). Er zijn verschillende strategieën:

• Stipt op tijd betalen
  Hiermee bouw je een betrouwbare reputatie op bij leveranciers. Het kan leiden tot betere onderhandelingsposities, kortere levertijden of exclusievere deals.
  
  
• Betaaltermijn optimaal benutten
  Sommige ondernemers kiezen ervoor precies op de vervaldatum te betalen, zodat ze zelf zo lang mogelijk over het geld beschikken. Dit kan voordelig zijn voor de eigen cashflow, maar vergt discipline in de administratie.

• Vroegbetaalkorting
  Sommige leveranciers bieden korting als je binnen een bepaalde (korte) periode betaalt, bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 10 dagen. Als je voldoende liquiditeit hebt, kan dit interessant zijn.

• Uitstel van betaling
  In noodsituaties kun je leveranciers vragen om betalingsuitstel. Dit dient natuurlijk netjes en tijdig gecommuniceerd te worden. Let wel op dat je je relatie met de leverancier niet schaadt.

Kostenbesparing
Door zorgvuldig crediteurenbeheer kun je kosten besparen:

• Bundeling van bestellingen
  Misschien kun je bij één leverancier grotere bestellingen doen en zo schaalvoordelen of kortingen behalen.
  
  
• Contractonderhandelingen
  Heronderhandel periodiek je contracten. Een leverancier is soms bereid een betere prijs of flexibelere voorwaarden te bieden als je aantoont dat je elders ook opties hebt.
  
  
• Efficiënte betalingsmethoden
  Automatische incasso, SEPA-betalingen of batchbetalingen (in één keer meerdere facturen) kunnen de kans op fouten en late betalingen verkleinen.

Het belang van een ervaren boekhouder
Hoewel een onderneming of particulier bepaalde zaken zelf kan regelen betreft boekhouding, belasting of een financiële administratie, is het inschakelen van een ervaren boekhouder wel zo verstandig. Een ervaren boekhouder:

• Expertise
  Een ervaren boekhouder is volledig op de hoogte van de actuele fiscale regels en de meest recente wetgeving​.
  
  
• Voorkomen van fouten, boetes en naheffingen
  Als je zelf iets fout invult, merk je dat soms pas als de Belastingdienst een boete, naheffingsaanslag of vraag stuurt. Een boekhouder voorkomt die fouten, boetes, naheffingsaanslagen of andere problemen.
  
  
• Tijd en gemoedsrust
  Voor veel mensen is een boekhouding, belasting of een financiële administratie stressvol en tijdrovend. Een boekhouder neemt dit werk uit handen. Een boekhouder werkt ook veel sneller. Bedrijven of particulieren kunnen dan doen waar zij goed in zijn om geld te verdienen.
  
  
• Maximaal belastingvoordeel
  Een ervaren boekhouder laat nooit belastingvoordelen liggen. Mensen die zelf hun belastingen of boekhouding regelen laten regelmatig belastingvoordelen liggen, simpelweg omdat een bepaald belastingvoordeel niet bij deze mensen bekend was. Een ervaren boekhouder kan vaak proactief advies geven over hoe je in de toekomst belasting kunt besparen.
  
  
• Conflictoplossing met belastingdienst
  Een boekhouder kan bemiddelen als er een conflict ontstaat met de Belastingdienst of er onduidelijkheden zijn of vragen van de Belastingdienst en dit moet worden toegelicht.
  
  
• Professionele rapportage
  Een professioneel ogend en goed onderbouwde boekhouding, belastingaangifte, financieel plan etc. komt geloofwaardiger over bij de Belastingdienst, investeerders, banken en potentiële samenwerkingspartners. Een boekhouder weet hoe het beste zaken te presenteren en welke informatie daarbij onmisbaar is.
  
  
• Continu toezicht en bijsturing
  Een boekhouder kan meer doen dan alleen uw boekhouding, belasting of een financiële administratie De boekhouder kan ook periodiek vergelijken, en u adviseren over eventuele noodzakelijke bijsturing. Zo blijft het financiële beleid van uw bedrijf of u actueel en toekomstbestendig.

AGA bij BNR nieuwsradio
Het is geen toeval dat AGA als autoriteit, wel eens vaker live op BNR nieuwsradio komt, op basis van hun uitnodiging. Een geluidsopname van BNR nieuwsradio is te beluisteren op onze website. Deze BNR geluidsopname in de menubalk te vinden onder “BNR nieuwsradio”.  Of houdt de “control” knop ingedrukt en klik op de link direct hieronder:
BNR Nieuwsradio | agaboekhouders.nl

Contact AGA boekhouders:
De boekhouders van AGA boekhouders kunnen een hoop voor u betekenen; zoals een antwoord of advies op uw vragen tot een begeleiding gedurende het hele traject of uw vaste boekhouder. Heeft u vragen of kwesties en wilt u een hoge kwaliteit boekhouder met minimaal 15 jaren ervaring; neem dan gratis en vrijblijvend contact op voor een intakegesprek, met één van onze deskundige en ervaren boekhouders.

EEN BOEKHOUDER NODIG? 
Bel: 040-3034062 1ste gratis en vrijblijvend intakegesprek. Telefonisch bereikbaar: maandag t/m vrijdag tussen 09.00u en 19.00u) Tevens zijn wij bereikbaar per e-mail: info@agaboekhouders.nl of via het contactformulier aan de rechterzijde van onze website.

MEER INFORMATIE
Aan de bovenzijde van deze website, vindt u de menubalk. Klik op de menubalk voor meer informatie.

AGA boekhouders: onze dienstverlening
AGA boekhouders bezit de expertise en ervaring om complexe boekhoudkundige, financieel administratieve en belastingvraagstukken volledig op te helderen. De meest uitgebalanceerde oplossing, daar zorgt AGA boekhouders voor. Ons team is u van dienst betreft:

Financiële administratie

• Jaarrekeningen;
• Salarisadministratie;
• Debiteuren/crediteuren beheer;
• Opmaken van een balans en verlies- en winstrekening;
• Controle en administratieve controle;
• Jaarprognoses (Voor onder meer hypotheekaanvragen, leningsaanvragen en huurcontracten;
• Budgettering en opstellen van een begroting;
• Kasadministratie;
• Advies en begeleiding bij financiële vraagstukken (overnames en fusies, advisering pensioen en verzekeringen etc);
• Facturatie (opstellen en verzenden van facturen naar klant); en
• Zoveel meer…

Belastingen

• Inkomstenbelasting/Aangifte IB;
• Vennootschapsbelasting/Aangifte VPB;
• BTW/Aangifte omzetbelasting;
• Loonbelasting/ premie volksverzekering;
• Internationale belastingaspecten voor ondernemers;
• Dividendbelasting;
• Erf- en schenkbelasting; en
• Zoveel meer…