Audit en administratieve controle

Audit en administratieve controle
Het begrip audit wordt in de zakelijke wereld vaak gebruikt wanneer men spreekt over de controle van financiële en niet-financiële processen. Hoewel het in eerste instantie associaties oproept met jaarrekeningonderzoek en accountantscontrole, is het begrip veel breder. Een audit kan namelijk zowel extern (uitgevoerd door onafhankelijke partijen) als intern (door een eigen controleafdeling of deskundigen binnen een organisatie) plaatsvinden. Ook beperkt een audit zich niet louter tot cijfers, maar kan het bijvoorbeeld gaan over procesbewaking, systeembeveiliging, efficiency en compliance.

Een belangrijk onderdeel van audit is de administratieve controle. Hiermee bedoelen we het geheel van processen, procedures en hulpmiddelen dat ervoor zorgt dat de administratie van een onderneming betrouwbaar en volledig is. Denk bijvoorbeeld aan de juiste omgang met facturen, betalingen, voorraden, de personeelsadministratie, enzovoort. Voor een boekhouder is het cruciaal om te weten hoe audits en administratieve controle in elkaar steken, welke soorten audits er bestaan, welke verplichtingen er zijn en hoe je je klanten hierbij kunt ondersteunen.

Externe audit
Een externe audit vindt plaats als een onafhankelijke partij van buitenaf de financiële administratie en jaarrekening van een onderneming controleert. Het belangrijkste doel van een externe audit is het afgeven van een controleverklaring. Die verklaring geeft aan in hoeverre de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële situatie van de onderneming. Het biedt vertrouwen aan belanghebbenden zoals aandeelhouders, kredietverstrekkers en de belastingdienst.

Interne audit
Bij een interne audit is de controlerende partij een afdeling of persoon binnen de eigen organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een internal audit-afdeling binnen een groter bedrijf. Een interne auditor is in dienst van de organisatie, maar opereert onafhankelijk van de afdelingen die hij of zij controleert.

Het doel van een interne audit is meestal breder dan alleen de financiële gegevens. De interne auditor kijkt bijvoorbeeld ook naar procesoptimalisaties, risicomanagement, naleving van wet- en regelgeving, IT-systemen en strategische vraagstukken. Het resultaat van de interne audit rapporteert men intern, en hoeft niet per se openbaar gemaakt te worden.

Operational audit, IT-audit en compliance-audit

• Operational audit:
  Een specifiek type interne audit, gericht op de effectiviteit en efficiency van bedrijfsprocessen. Denk aan het beoordelen of een productieproces optimaal is ingericht, of de inkoopprocedure doelmatig verloopt, en of de voorraadbeheersing goed verloopt.
  
  
• IT-audit:
  Deze controle richt zich op de automatiseringsomgeving, de IT-beveiliging, de datakwaliteit en de betrouwbaarheid van systemen. Dit wordt steeds belangrijker naarmate organisaties meer processen digitaliseren en werken met cloudoplossingen en koppelingen.
  
  
• Compliance-audit:
  Hierbij ligt de nadruk op de naleving van wet- en regelgeving (zoals AVG/GDPR, milieuvoorschriften, arbeidswetgeving). Ook sector-specifieke regels (bijvoorbeeld in de zorg of financiële sector) kunnen het onderwerp zijn van een compliance-audit.

Hoewel deze vormen soms overlappen, is het goed om als boekhouder te weten dat audits in meerdere gedaantes voorkomen en niet altijd louter financieel van aard zijn.

Administratieve controle
Administratieve controle is een onderdeel van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC). Dit omvat de structuren, processen en maatregelen waarmee een organisatie haar gegevensverwerking en bedrijfsvoering beheerst. Het doel is te zorgen voor:

• Betrouwbare informatie:
  De gegevens en rapportages (zoals de jaarrekening, managementrapportages en fiscale aangiften) moeten juist en volledig zijn.
  
  
• Continuïteit:
  De onderneming moet in staat zijn haar processen ongestoord uit te voeren.
  
  
• Efficiency:
  Goede processen leiden tot lagere kosten, minder fouten en meer inzicht.
  
  
• Bescherming tegen fraude en diefstal:
  Een sluitende administratieve organisatie maakt het moeilijker voor kwaadwillenden om geld of goederen weg te sluizen.

De administratieve controle gaat bijvoorbeeld over hoe men binnen een organisatie omgaat met inkoopfacturen, verkoopfacturen, kasbeheer, bankafschriften, voorraden en loonadministratie. Een heldere taakverdeling, strakke procedures en voldoende controlemechanismen helpen hierbij.

Waarom is AO/IC cruciaal voor de boekhouder?
Een boekhouder die verantwoordelijk is voor de financiële administratie kan alleen correct werken als de basisgegevens betrouwbaar zijn. Is de registratiestructuur niet op orde, dan loop je het risico op:

• Onjuiste managementinformatie:
  waardoor verkeerde beslissingen worden genomen.
  
  
• Fouten in de jaarrekening:
  met mogelijk fiscale of juridische consequenties.
  
  
• Verhoogd risico op fraude:
  Bijvoorbeeld onrechtmatige betalingen.

Zowel in de interne rol (het verzorgen van de administratie) als in de adviserende rol (het helpen van de ondernemer bij procesverbeteringen) is kennis van AO/IC essentieel.

Fiscale wetgeving
Daarnaast heeft de Belastingdienst specifieke eisen omtrent de inrichting van de administratie. Hoewel niet elke onderneming een externe boekhouder nodig heeft, moet iedere ondernemer kunnen aantonen dat de administratie voldoet aan de wettelijke bewaarplicht (7 jaar, en voor onroerend goed zelfs 10 jaar) en dat de gegevens betrouwbaar en toetsbaar zijn. Een goede administratieve controle draagt dus ook bij aan een soepele fiscale afwikkeling.

De fasen van een (externe) audit
Stel, een organisatie is wettelijk verplicht tot een jaarrekeningcontrole of kiest vrijwillig voor een externe audit. De accountant volgt doorgaans een stapsgewijs proces, grofweg verdeeld in vier fasen:

Fase 1: Vooronderzoek en risicoanalyse

• Kennismaking en afspraken:
  De boekhouder bespreekt de opdracht met de directie en stelt een opdrachtbevestiging op.
  
  
• Voorlopige risico-inventarisatie:
  De boekhouder maakt een inschatting van de risico’s in de administratie, onder meer door te kijken naar de bedrijfsactiviteiten, de interne controle en eventuele bijzonderheden in het verleden (fraudegevallen, snel groeiende voorraden, liquiditeitsproblemen enz.).

Deze risicoanalyse bepaalt de aard en omvang van de controlewerkzaamheden in de volgende fasen.

Fase 2: Interimcontrole
In de interimcontrolefase kijkt de boekhouder naar de opzet en werking van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC). Er wordt beoordeeld of de procedures op papier (de opzet) ook daadwerkelijk worden gevolgd in de praktijk (de werking). Veelvoorkomende controletechnieken zijn:

• Interviews met personeel:
  procesbeschrijvingen en werkinstructies.
  
  
• Observaties in de praktijk:
  bijvoorbeeld hoe inkoopfacturen worden verwerkt.
  
  
• Data-analyse van transacties:
  zoals het opsporen van dubbele betalingen of ongewone boekingen.

Bij een goede AO/IC kan de accountant meer vertrouwen op de interne controles en hoeven er mogelijk minder detailcontroles (test of details) uitgevoerd te worden in de eindcontrolefase.

Fase 3: Eindcontrole
Aan het eind van het boekjaar voert de boekhouder controles uit op de jaarrekeningposten. Dit bestaat uit:

• Cijferbeoordelingen:
  Vergelijken van de cijfers met de voorgaande jaren, budgetten en marktgegevens om afwijkingen te signaleren.
  
  
• Detailcontroles:
  Het steekproefsgewijs controleren van facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten, etc.
  
  
• Verificaties:
  Het checken of de openstaande debiteuren en crediteuren wel kloppen, of alle voorraden op de balansdatum fysiek aanwezig zijn, en of de activa juist zijn gewaardeerd.

Op basis van deze controles vormt de boekhouder zich een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening.

Fase 4: Rapportage en verklaring
Tot slot wordt een verklaring afgegeven. Dat kan een:

• Goedkeurende verklaring
  als de jaarrekening een getrouw beeld geeft.
  
  
• Verklaring met beperking:
  als er bepaalde delen niet voldoende te toetsen waren of kleine onjuistheden bestaan.
  
  
• Oordeelonthouding
  als de accountant zich geen oordeel kan vormen.
  
  
• Afkeurende verklaring
  als de fouten of tekortkomingen significant zijn.

Daarnaast ontvangt de directie in de managementletter of accountantsverslag aandachtspunten voor verbetering in de AO/IC en eventuele andere bevindingen.

Elementen van interne controle

Control environment (interne beheersomgeving)
Het fundament van een goede interne controle is de control environment: de cultuur, structuur en houding van het management ten aanzien van integriteit en controle. Als de directie het belang van AO/IC onderschrijft, medewerkers traint en verantwoordelijkheden duidelijk vastlegt, is de kans op misstanden kleiner.

Risicobeoordeling
Een organisatie moet zelf regelmatig de risico’s in kaart brengen die de doelstellingen kunnen bedreigen. Dit varieert van financiële risico’s (bijvoorbeeld wanbetalingen of valutaschommelingen) tot operationele, strategische en compliance-risico’s (bijvoorbeeld het niet naleven van AVG-regels).

Control activities (beheersingsmaatregelen)
Beheersingsmaatregelen zijn de concrete acties en procedures die erop gericht zijn risico’s te minimaliseren. Denk aan:

• Functiescheiding:
  Inkoop en betalingen niet door dezelfde persoon laten uitvoeren.
  
  
• Autorisaties:
  Toegang tot financiële systemen alleen voor bevoegd personeel.
  
  
• Procedurele controles:
  Elke aankoop boven een bepaald bedrag moet worden goedgekeurd door de financiële manager.
  
  
• Fysieke controles:
  Beveiligde magazijnen, voorraad tellingen, kluizen, etc.

Information & communication
Interne communicatiekanalen moeten helder zijn, zodat relevante informatie tijdig bij de juiste personen terechtkomt. Ook de wijze waarop gegevens geregistreerd worden (IT-systemen, ERP, boekhoudsoftware) is van belang voor de betrouwbaarheid van de informatie.

Monitoring activities
Tenslotte dienen de interne controles regelmatig getoetst en bijgewerkt te worden. Dit kan gebeuren via interne audits, maar ook via continue monitoring van processen (bijv. via real-time dashboards of automatische waarschuwingen bij afwijkingen).

Wat kan een boekhouder betekenen voor de klant?: Opzetten en verbeteren van de administratieve organisatie

Een boekhouder beschikt over de kennis om de administratieve processen van een onderneming te analyseren en te optimaliseren. Zo kan hij of zij:

• Taakverdelingen en functiescheidingen voorstellen.
• Advies geven over de keuze van boekhoudsoftware en automatisering.
• Procesbeschrijvingen maken en werkinstructies opstellen.
• Etc.

Dit verlaagt het risico op fouten, zorgt voor een hogere efficiency en bereidt de onderneming beter voor op een eventuele (externe) audit.

Periodieke controle en rapportages
Een boekhouder kan periodiek (bijvoorbeeld maandelijks of elk kwartaal) de administratie doornemen en rapporteren over:

• De kwaliteit van de administratieve processen.
• Eventuele onregelmatigheden of afwijkingen in de cijfers.
• De kredietwaardigheid van debiteuren en de hoogte van openstaande posten.
• Liquiditeitsprognoses en andere KPI’s.
• Etc.

Zo krijgt de ondernemer tijdig inzicht in aandachtspunten en kan hij of zij daar direct op sturen.

Voorbereiding op de jaarrekening en audit
Als een onderneming gecontroleerd moet worden door een externe accountant, kan de boekhouder helpen bij de voorbereiding:

• Het tijdig aanleveren van alle stukken en onderbouwingen.
• Het verzorgen van een voorlopige jaarrekening.
• Het signaleren van posten die extra aandacht vergen (bijvoorbeeld bijzondere transacties).
• Het simuleren van de controlewerkzaamheden (‘pre-audit’) zodat de externe accountant minder tijd nodig heeft en de audit soepeler verloopt.

Het belang van een ervaren boekhouder
Hoewel een onderneming of particulier bepaalde zaken zelf kan regelen betreft boekhouding, belasting of een financiële administratie, is het inschakelen van een ervaren boekhouder wel zo verstandig. Een ervaren boekhouder:

• Expertise
  Een ervaren boekhouder is volledig op de hoogte van de actuele fiscale regels en de meest recente wetgeving​.
  
  
• Voorkomen van fouten, boetes en naheffingen
  Als je zelf iets fout invult, merk je dat soms pas als de Belastingdienst een boete, naheffingsaanslag of vraag stuurt. Een boekhouder voorkomt die fouten, boetes, naheffingsaanslagen of andere problemen.
  
  
• Tijd en gemoedsrust
  Voor veel mensen is een boekhouding, belasting of een financiële administratie stressvol en tijdrovend. Een boekhouder neemt dit werk uit handen. Een boekhouder werkt ook veel sneller. Bedrijven of particulieren kunnen dan doen waar zij goed in zijn om geld te verdienen.
  
  
• Maximaal belastingvoordeel
  Een ervaren boekhouder laat nooit belastingvoordelen liggen. Mensen die zelf hun belastingen of boekhouding regelen laten regelmatig belastingvoordelen liggen, simpelweg omdat een bepaald belastingvoordeel niet bij deze mensen bekend was. Een ervaren boekhouder kan vaak proactief advies geven over hoe je in de toekomst belasting kunt besparen.
  
  
• Conflictoplossing met belastingdienst
  Een boekhouder kan bemiddelen als er een conflict ontstaat met de Belastingdienst of er onduidelijkheden zijn of vragen van de Belastingdienst en dit moet worden toegelicht.
  
  
• Professionele rapportage
  Een professioneel ogend en goed onderbouwde boekhouding, belastingaangifte, financieel plan etc. komt geloofwaardiger over bij de Belastingdienst, investeerders, banken en potentiële samenwerkingspartners. Een boekhouder weet hoe het beste zaken te presenteren en welke informatie daarbij onmisbaar is.
  
  
• Continu toezicht en bijsturing
  Een boekhouder kan meer doen dan alleen uw boekhouding, belasting of een financiële administratie De boekhouder kan ook periodiek vergelijken, en u adviseren over eventuele noodzakelijke bijsturing. Zo blijft het financiële beleid van uw bedrijf of u actueel en toekomstbestendig.

Fiscaal advies en compliance
Een boekhouder kan ook adviseren over fiscale regelingen, aftrekposten, subsidies en andere compliancerichtlijnen (zoals AVG, sector-specifieke vergunningen etc.). De ondernemer profiteert van up-to-date kennis en loopt daardoor minder risico op boetes of naheffingen.

AGA bij BNR nieuwsradio
Het is geen toeval dat AGA als autoriteit, wel eens vaker live op BNR nieuwsradio komt, op basis van hun uitnodiging. Een geluidsopname van BNR nieuwsradio is te beluisteren op onze website. Deze BNR geluidsopname in de menubalk te vinden onder “BNR nieuwsradio”.  Of houdt de “control” knop ingedrukt en klik op de link direct hieronder:
BNR Nieuwsradio | agaboekhouders.nl

Contact AGA boekhouders:
De boekhouders van AGA boekhouders kunnen een hoop voor u betekenen; zoals een antwoord of advies op uw vragen tot een begeleiding gedurende het hele traject of uw vaste boekhouder. Heeft u vragen of kwesties en wilt u een hoge kwaliteit boekhouder met minimaal 15 jaren ervaring; neem dan gratis en vrijblijvend contact op voor een intakegesprek, met één van onze deskundige en ervaren boekhouders.

EEN BOEKHOUDER NODIG? 
Bel: 040-3034062 1ste gratis en vrijblijvend intakegesprek. Telefonisch bereikbaar: maandag t/m vrijdag tussen 09.00u en 19.00u) Tevens zijn wij bereikbaar per e-mail: info@agaboekhouders.nl of via het contactformulier aan de rechterzijde van onze website.

MEER INFORMATIE
Aan de bovenzijde van deze website, vindt u de menubalk. Klik op de menubalk voor meer informatie.

AGA boekhouders: onze dienstverlening
AGA boekhouders bezit de expertise en ervaring om complexe boekhoudkundige, financieel administratieve en belastingvraagstukken volledig op te helderen. De meest uitgebalanceerde oplossing, daar zorgt AGA boekhouders voor. Ons team is u van dienst betreft:

Financiële administratie

• Jaarrekeningen;
• Salarisadministratie;
• Debiteuren/crediteuren beheer;
• Opmaken van een balans en verlies- en winstrekening;
• Controle en administratieve controle;
• Jaarprognoses (Voor onder meer hypotheekaanvragen, leningsaanvragen en huurcontracten;
• Budgettering en opstellen van een begroting;
• Kasadministratie;
• Advies en begeleiding bij financiële vraagstukken (overnames en fusies, advisering pensioen en verzekeringen etc);
• Facturatie (opstellen en verzenden van facturen naar klant); en
• Zoveel meer…

Belastingen

• Inkomstenbelasting/Aangifte IB;
• Vennootschapsbelasting/Aangifte VPB;
• BTW/Aangifte omzetbelasting;
• Loonbelasting/ premie volksverzekering;
• Internationale belastingaspecten voor ondernemers;
• Dividendbelasting;
• Erf- en schenkbelasting; en
• Zoveel meer…