Loonbelasting/ premie volksverzekering

Loonbelasting voor ondernemers
Loonbelasting is een voorheffing op de inkomstenbelasting die wordt ingehouden op het loon van werknemers. Meestal regelt de werkgever dit, zodat de werknemer elke maand het nettoloon op zijn of haar rekening bijgeschreven krijgt. De werkgever houdt dus loonbelasting en premies in en draagt deze af aan de Belastingdienst.  

Zodra je werknemers in dienst neemt, ben je volgens de Belastingdienst inhoudingsplichtige voor de loonheffingen. Je hebt de wettelijke taak om de loonbelasting en premies in te houden en maandelijks of per 4 weken af te dragen. Dit geldt óók als je zelf (in een BV-constructie) de directie vormt en tevens aandeelhouder bent, als DGA (Directeur-grootaandeelhouder).

Eenmanszaak / VOF en loonbelasting
Heb je een eenmanszaak of run je een VOF (Vennootschap Onder Firma) met een partner? Dan ben je in principe geen werknemer van je eigen bedrijf. Je bedrijf is namelijk geen aparte rechtspersoon, jij en jouw bedrijf zijn fiscaal één en dezelfde entiteit. Je betaalt inkomstenbelasting over de winst, en daar komt geen loonbelasting aan te pas (tenminste, niet voor jezelf).

Maar stel, je breidt je zaak uit. Je hebt extra handen nodig of je wilt een deel van je werkzaamheden uitbesteden. Als je besluit iemand in loondienst te nemen (dus met een arbeidsovereenkomst), een gezagsverhouding, en een verplichte loonbetaling, etc. Dan word je inhoudingsplichtige voor de loonheffingen. Dan treedt de loonbelasting ineens wél je leven binnen. Vanaf dat moment moet je, met een loonheffingennummer van de Belastingdienst, periodiek aangifte loonheffingen doen en deze bedragen afdragen.

Besloten Vennootschap - BV en loonbelasting
Heb je een Besloten Vennootschap (BV)? Dan ben je als eigenaar en bestuurder vaak Directeur-Grootaandeelhouder (DGA). Je bent in de meeste gevallen verplicht om jezelf ‘in dienst te nemen’ van de BV. De Belastingdienst gaat ervan uit dat jij, als belangrijke persoon achter de BV, ook echt loon ontvangt. Dat heet het gebruikelijk loon. Hierover zijn allerlei regels (daar komen we later uitvoerig op terug), maar het komt erop neer dat je als DGA loonbelasting moet inhouden op je eigen salaris en dat je dus ook zelf periodiek aangifte loonheffingen doet. Best opmerkelijk als je erover nadenkt: je bent als ondernemer jouw eigen werkgever, en tegelijkertijd jouw eigen werknemer.

De verplichte loonheffing voor DGA’s – Directeur-grootaandeelhouder
Als DGA heb je in principe loonbelastingplicht. De Belastingdienst redeneert: “Je bent werknemer van je eigen BV, dus je krijgt salaris en daar moet je loonheffingen op inhouden.” Met andere woorden, de BV is de werkgever, jij als DGA de werknemer. Daarbij moet je aangifte loonheffingen doen en de ingehouden bedragen afdragen. Waarom doet de Belastingdienst dat? Wel, als er geen verplichte loonheffing zou zijn, zouden DGA’s zichzelf heel weinig (of zelfs nul) loon kunnen uitbetalen, en de winst vervolgens uitkeren als dividend – wat vaak fiscaal voordeliger uitpakt dan loon.

De gebruikelijkloonregeling voor de DGA
De gebruikelijkloonregeling is in het leven geroepen om te voorkomen dat DGA’s zichzelf te laag belonen. De Belastingdienst stelt dat het loon van de DGA minimaal moet aansluiten bij wat gebruikelijk is in de branche en voor vergelijkbare functies. Vaak is er een vast minimumbedrag vastgesteld door de Belastingdienst (dit bedrag verandert jaarlijks). Je mag als DGA niet zomaar onder dat bedrag gaan zitten, tenzij je kunt bewijzen dat in jouw sector/objectieve situatie een lager loon normaal is. Omgekeerd geldt: verdien je in loondienst elders meer, of is het gebruikelijk om op een hoger niveau te verdienen, dan kan de Belastingdienst jou dwingen een hoger loon te hanteren.

Dit “gebruikelijk loon” is een bron van discussie en vaak ook iets waar ondernemers niet al te veel zin in hebben. Maar het is essentieel om dit goed te regelen: een te laag vastgesteld DGA-loon kan resulteren in naheffingen en boetes. Aan de andere kant kan een te hoog loon je onnodig veel belasting kosten. Een goede boekhouder kan helpen de gulden middenweg te vinden.

Commanditaire Vennootschap (CV) en loonbelasting
Bij een Commanditaire Vennootschap heb je beherende vennoten (die daadwerkelijk betrokken zijn bij de bedrijfsvoering) en commanditaire vennoten (die enkel kapitaal inbrengen en niet actief meewerken). De beherende vennoten vallen vaak fiscaal onder ‘winst uit onderneming’, net zoals bij een eenmanszaak of VOF. Loonbelasting speelt weer een rol zodra de CV mensen in loondienst heeft. Dit lijkt dus op de situatie bij de eenmanszaak of VOF. De commanditaire vennoten zijn investeerders en krijgen een winstaandeel, geen loon.

Stichting of vereniging als onderneming en loonbelasting
Heb je een stichting of vereniging die feitelijk als onderneming functioneert, dan is het mogelijk dat je personeel in dienst hebt. In dat geval moet ook die stichting of vereniging loonheffing inhouden en afdragen. Uiteraard is de opzet anders dan bij een klassiek commercieel bedrijf, maar de loonbelastingregels verschillen niet voor stichtingen en verenigingen. Ook zij kunnen inhoudingsplichtig zijn.

Wanneer ben je inhoudingsplichtig voor de loonheffingen?
Een inhoudingsplichtige is iemand (of een entiteit) die verplicht is loonbelasting en premies in te houden op het salaris van een werknemer. Met “premies” bedoelen we hier onder andere de premies volksverzekeringen (AOW, Anw, Wlz) en de premie werknemersverzekeringen (WW, WAO/WIA), evenals de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw). Zodra je een echte of fictieve dienstbetrekking aangaat, word je geacht de rol van inhoudingsplichtige op je te nemen.

Echte dienstbetrekking voor de loonbelasting
Een echte dienstbetrekking betekent:

• Arbeid: De persoon werkt daadwerkelijk voor jou.
• Loon: De persoon krijgt hiervoor betaald.
• Gezag: Je kunt instructies geven over hoe, waar en wanneer het werk moet worden gedaan.

Als aan deze drie voorwaarden is voldaan, is er sprake van een dienstbetrekking en moet je loonheffingen inhouden en afdragen.

Fictieve dienstbetrekking voor de loonbelasting
De Belastingdienst kan ook spreken van een fictieve dienstbetrekking, zelfs als je denkt dat er geen officiële arbeidsrelatie is. Denk bijvoorbeeld aan:

• Meewerkende kinderen of partners: Als zij structureel werk voor je bedrijf verrichten, kan de Belastingdienst dat zien als een fictieve dienstbetrekking.
• Commissarissen: Een commissaris van een BV heeft vaak een fictieve dienstbetrekking.
• Aandeelhouders met een aanmerkelijk belang die werken voor de vennootschap. (Dat is waar de DGA om de hoek komt kijken.)

Het loonheffingennummer en de administratie voor de loonbelasting
Zodra je inhoudingsplichtig wordt, heb je een loonheffingennummer nodig van de Belastingdienst. Dit nummer gebruik je bij alle communicatie en aangiften loonheffingen. Je kunt het aanvragen via een inschrijving bij de Kamer van Koophandel (meestal wordt deze info dan automatisch doorgegeven aan de Belastingdienst) of via een apart formulier wanneer je situatie verandert (bijvoorbeeld een eenmanszaak die voor het eerst personeel in dienst neemt).

Zodra je personeel hebt, is het zaak een degelijke loonadministratie op poten te zetten. Hierin leg je vast:

• Gegevens van de werknemer (NAW-gegevens, BSN, geboortedatum, etc.).
• Arbeidscontract, datum indiensttreding, functiebeschrijving, salarisafspraken, looncomponenten (zoals vakantiegeld, onkostenvergoedingen, bonussen, etc.).
• Maandelijkse of 4-wekelijkse salarisverwerking: brutoloon, ingehouden loonbelasting/premies, netto-uitbetaling, eventuele toeslagen en kortingen.
• Betaalbewijzen (bankafschriften) van de loonbetalingen.
• Loonstroken en jaaropgaven.

Het goed op orde houden van je loonadministratie is niet alleen verplicht, maar ook nodig voor je eigen overzicht. Bovendien kun je bij een controle van de Belastingdienst boetes of naheffingen krijgen als je administratie niet klopt of onvolledig is.

Software en externe hulp administratie loonbelasting
Veel ondernemers kiezen ervoor om met salarissoftware te werken of een samenwerking met een administratiekantoor/boekhouder aan te gaan. Salarisadministratie kan behoorlijk complex zijn, vooral als je meerdere medewerkers hebt of flexibele contracten aanbiedt. Softwarepakketten nemen een groot deel van de rekenwerkzaamheden over. Ze zorgen bijvoorbeeld dat de juiste premiepercentages en loonheffingstabellen automatisch worden toegepast. Hierdoor verklein je de kans op fouten aanzienlijk.

Loonbelasting en de Belastingdienst – aangifte loonbelasting, betaling en termijnen Belastingdienst
Als inhoudingsplichtige ben je verplicht om periodiek aangifte loonheffingen te doen. De meest voorkomende periodes zijn:

• Maandelijks: De meeste werkgevers doen elke maand aangifte.
• Vierwekelijks: Sommige bedrijven werken in 13 periodes van 4 weken per jaar.

In de aangifte geef je onder andere op: het totale brutoloon per periode, de ingehouden loonbelasting/premies, de sociale verzekeringspremies voor werknemers en de Zvw-bijdrage.

Na het invullen van de aangifte weet je exact hoeveel je moet afdragen aan de Belastingdienst. Let op: je moet de aangifte (en betaling) doen uiterlijk op de uiterste aangiftedatum. Meestal is dat de laatste dag van de maand volgend op de periode waarover je aangifte doet. Check altijd de aangiftedatums op de website van de Belastingdienst of in je eigen administratiesoftware.

Na het indienen van de aangifte heb je nog een korte periode om de verschuldigde loonheffing te betalen. Doe je dit niet op tijd, dan loop je risico op een boete en eventueel rente. De Belastingdienst is doorgaans niet mild inzake boetes, dus zorg dat je dit onderdeel van je bedrijfsvoering strak hebt geregeld.

Heb je per ongeluk een fout gemaakt in je aangifte? Dan kun je (meestal) een correctie indienen. Dit kan zelfs tot vijf jaar na de oorspronkelijke aangifte, maar het is verstandig om fouten zo snel mogelijk te herstellen. Ontdekt de Belastingdienst een fout en ben je te laat met corrigeren, dan kun je een naheffingsaanslag én eventueel een boete ontvangen.

Aan het einde van het jaar (of bij uitdiensttreding van een medewerker) verstrek je een jaaropgaaf aan de werknemer. Daarop staan alle relevante gegevens over het loon, de ingehouden loonbelasting en de premies. De werknemer gebruikt dit voor de aangifte inkomstenbelasting. Houd je eigen administratie up-to-date, want ook voor de Belastingdienst is die jaarafsluiting een belangrijk meetmoment.

Hoe bepaal je het juiste bedrag aan loonbelasting?
Het begint allemaal met het brutoloon: het bedrag dat je volgens de arbeidsovereenkomst of CAO aan je medewerker (of jezelf als DGA) toekent vóór aftrek van belastingen en premies. Vervolgens trek je hier de loonheffing, premie werknemersverzekeringen en pensioenpremie (als je die aanbiedt) vanaf. Wat overblijft is het nettoloon dat je op de rekening van de werknemer stort.

Loonheffingskortingen loonbelasting
Werknemers hebben recht op loonheffingskortingen. Denk aan de algemene heffingskorting, arbeidskorting, (eventueel) jonggehandicaptenkorting, ouderenkorting, enzovoort. De werkgever moet deze inhouden en verrekenen in de loonbelasting, mits de werknemer schriftelijk heeft aangegeven dat hij/zij bij jou de loonheffingskorting wil laten toepassen.

Let op: Een werknemer mag de loonheffingskorting voor de inkomstenbelasting in principe maar bij één werkgever tegelijk laten toepassen. Gebeurt dit bij twee banen, dan kan hij/zij achteraf worden geconfronteerd met een bijbetaling. Het is dus goed om hier duidelijk over te communiceren met je medewerkers.

Bijzondere beloningen loonbelasting
Vakantiegeld, bonussen, een 13e maand of winstuitkering zijn zogenaamde bijzondere beloningen. Hierover wordt loonbelasting vaak tegen een ander (meestal hoger) bijzonder tarief ingehouden. De reden hiervoor is dat deze inkomsten bovenop het reguliere loon komen en de Belastingdienst voorspelt dat het jaarsalaris hoger wordt, waardoor een ander belastingtarief kan gelden. In je salarissoftware of administratie houd je daar rekening mee.

Pensioenpremies en andere inhoudingen loonbelasting
Bied jij als werkgever (of je eigen BV) een pensioenregeling aan, dan wordt de pensioenpremie vaak deels door de werkgever en deels door de werknemer betaald. Het werknemerdeel houd je in op het brutoloon. Voor de loonbelasting is alleen het bedrag na aftrek van de werknemerspremie bepalend (het belastbare loon).

Onkostenvergoedingen en verstrekkingen loonbelasting
Geef je je medewerkers een onkostenvergoeding, bijvoorbeeld voor reiskosten, studiekosten, werkkleding of een telefoon? Dan moet je checken of deze vergoedingen onbelast zijn of juist tot het belastbare loon behoren. Er zijn tal van regels omtrent vergoeding en verstrekking. Zo zijn zakelijke reiskosten (woon-werkverkeer valt soms ook onder bepaalde regels) vaak onbelast tot een bepaald bedrag per kilometer. Een smartphone kan onder voorwaarden onbelast blijven als deze noodzakelijk is voor het werk. De Werkkostenregeling (WKR) bepaalt in hoeverre je een algemene vrije ruimte hebt om vergoedingen en verstrekkingen onbelast te doen.

Het belang van een ervaren boekhouder
Hoewel een onderneming of particulier bepaalde zaken zelf kan regelen betreft boekhouding, belasting of een financiële administratie, is het inschakelen van een ervaren boekhouder wel zo verstandig. Een ervaren boekhouder:

• Expertise
  Een ervaren boekhouder is volledig op de hoogte van de actuele fiscale regels en de meest recente wetgeving​.
  
  
• Voorkomen van fouten, boetes en naheffingen
  Als je zelf iets fout invult, merk je dat soms pas als de Belastingdienst een boete, naheffingsaanslag of vraag stuurt. Een boekhouder voorkomt die fouten, boetes, naheffingsaanslagen of andere problemen.
  
  
• Tijd en gemoedsrust
  Voor veel mensen is een boekhouding, belasting of een financiële administratie stressvol en tijdrovend. Een boekhouder neemt dit werk uit handen. Een boekhouder werkt ook veel sneller. Bedrijven of particulieren kunnen dan doen waar zij goed in zijn om geld te verdienen.
  
  
• Maximaal belastingvoordeel
  Een ervaren boekhouder laat nooit belastingvoordelen liggen. Mensen die zelf hun belastingen of boekhouding regelen laten regelmatig belastingvoordelen liggen, simpelweg omdat een bepaald belastingvoordeel niet bij deze mensen bekend was. Een ervaren boekhouder kan vaak proactief advies geven over hoe je in de toekomst belasting kunt besparen.
  
  
• Conflictoplossing met belastingdienst
  Een boekhouder kan bemiddelen als er een conflict ontstaat met de Belastingdienst of er onduidelijkheden zijn of vragen van de Belastingdienst en dit moet worden toegelicht.
  
  
• Professionele rapportage
  Een professioneel ogend en goed onderbouwde boekhouding, belastingaangifte, financieel plan etc. komt geloofwaardiger over bij de Belastingdienst, investeerders, banken en potentiële samenwerkingspartners. Een boekhouder weet hoe het beste zaken te presenteren en welke informatie daarbij onmisbaar is.
  
  
• Continu toezicht en bijsturing
  Een boekhouder kan meer doen dan alleen uw boekhouding, belasting of een financiële administratie De boekhouder kan ook periodiek vergelijken, en u adviseren over eventuele noodzakelijke bijsturing. Zo blijft het financiële beleid van uw bedrijf of u actueel en toekomstbestendig.

Het belang van een ervaren boekhouder
Hoewel een onderneming of particulier bepaalde zaken zelf kan regelen betreft boekhouding, belasting of een financiële administratie, is het inschakelen van een ervaren boekhouder wel zo verstandig. Een ervaren boekhouder:

• Expertise
  Een ervaren boekhouder is volledig op de hoogte van de actuele fiscale regels en de meest recente wetgeving​.
• Voorkomen van fouten, boetes en naheffingen
  Als je zelf iets fout invult, merk je dat soms pas als de Belastingdienst een boete, naheffingsaanslag of vraag stuurt. Een boekhouder voorkomt die fouten, boetes, naheffingsaanslagen of andere problemen.
• Tijd en gemoedsrust
  Voor veel mensen is een boekhouding, belasting of een financiële administratie stressvol en tijdrovend. Een boekhouder neemt dit werk uit handen. Een boekhouder werkt ook veel sneller. Bedrijven of particulieren kunnen dan doen waar zij goed in zijn om geld te verdienen.
• Maximaal belastingvoordeel
  Een ervaren boekhouder laat nooit belastingvoordelen liggen. Mensen die zelf hun belastingen of boekhouding regelen laten regelmatig belastingvoordelen liggen, simpelweg omdat een bepaald belastingvoordeel niet bij deze mensen bekend was. Een ervaren boekhouder kan vaak proactief advies geven over hoe je in de toekomst belasting kunt besparen.
• Conflictoplossing met belastingdienst
  Een boekhouder kan bemiddelen als er een conflict ontstaat met de Belastingdienst of er onduidelijkheden zijn of vragen van de Belastingdienst en dit moet worden toegelicht.
• Professionele rapportage
  Een professioneel ogend en goed onderbouwde boekhouding, belastingaangifte, financieel plan etc. komt geloofwaardiger over bij de Belastingdienst, investeerders, banken en potentiële samenwerkingspartners. Een boekhouder weet hoe het beste zaken te presenteren en welke informatie daarbij onmisbaar is.
• Continu toezicht en bijsturing
  Een boekhouder kan meer doen dan alleen uw boekhouding, belasting of een financiële administratie De boekhouder kan ook periodiek vergelijken, en u adviseren over eventuele noodzakelijke bijsturing. Zo blijft het financiële beleid van uw bedrijf of u actueel en toekomstbestendig.

AGA bij BNR nieuwsradio
Het is geen toeval dat AGA als autoriteit, wel eens vaker live op BNR nieuwsradio komt, op basis van hun uitnodiging. Een geluidsopname van BNR nieuwsradio is te beluisteren op onze website. Deze BNR geluidsopname in de menubalk te vinden onder “BNR nieuwsradio”.  Of houdt de “control” knop ingedrukt en klik op de link direct hieronder:
BNR Nieuwsradio | agaboekhouders.nl

Contact AGA boekhouders:
De boekhouders van AGA boekhouders kunnen een hoop voor u betekenen; zoals een antwoord of advies op uw vragen tot een begeleiding gedurende het hele traject of uw vaste boekhouder. Heeft u vragen of kwesties en wilt u een hoge kwaliteit boekhouder met minimaal 15 jaren ervaring; neem dan gratis en vrijblijvend contact op voor een intakegesprek, met één van onze deskundige en ervaren boekhouders.

EEN BOEKHOUDER NODIG? 
Bel: 040-3034062 1ste gratis en vrijblijvend intakegesprek. Telefonisch bereikbaar: maandag t/m vrijdag tussen 09.00u en 19.00u) Tevens zijn wij bereikbaar per e-mail: info@agaboekhouders.nl of via het contactformulier aan de rechterzijde van onze website.

MEER INFORMATIE
Aan de bovenzijde van deze website, vindt u de menubalk. Klik op de menubalk voor meer informatie.

AGA boekhouders: onze dienstverlening
AGA boekhouders bezit de expertise en ervaring om complexe boekhoudkundige, financieel administratieve en belastingvraagstukken volledig op te helderen. De meest uitgebalanceerde oplossing, daar zorgt AGA boekhouders voor. Ons team is u van dienst betreft:

Financiële administratie

• Jaarrekeningen;
• Salarisadministratie;
• Debiteuren/crediteuren beheer;
• Opmaken van een balans en verlies- en winstrekening;
• Controle en administratieve controle;
• Jaarprognoses (Voor onder meer hypotheekaanvragen, leningsaanvragen en huurcontracten;
• Budgettering en opstellen van een begroting;
• Kasadministratie;
• Advies en begeleiding bij financiële vraagstukken (overnames en fusies, advisering pensioen en verzekeringen etc);
• Facturatie (opstellen en verzenden van facturen naar klant); en
• Zoveel meer…

Belastingen

• Inkomstenbelasting/Aangifte IB;
• Vennootschapsbelasting/Aangifte VPB;
• BTW/Aangifte omzetbelasting;
• Loonbelasting/ premie volksverzekering;
• Internationale belastingaspecten voor ondernemers;
• Dividendbelasting;
• Erf- en schenkbelasting; en
• Zoveel meer…